La nature d'un flux détermine le mécanisme comptable

Comme la notion présentée précédemment sur les flux comptables, la nature d'un flux en comptabilité entraîne l'utilisation d'un compte du plan comptable.

Il peut y avoir des flux de type matières premières (eau, bois, farine, ciment, sable...), des flux de type immobilisations (terrains, constructions...), des flux de type emprunts (emprunt long terme, moyen terme, court terme)...

L'utilisation des comptes du plan comptable

Le plan comptable est rattaché à un référentiel qui contient des numéros de compte et des libellés de compte.

Les numéros du plan comptable sont classés de manière à pouvoir trouver rapidement et facilement un compte comptable.

Ci-dessous, les classes des comptes du plan comptable et une rapide description.

• Classe 1 - Comptes de Capital (apports, actionnaires, emprunts bancaires...)
• Classe 2 - Comptes d'Immobilisations (terrains, immeubles, véhicules...)
• Classe 3 - Comptes de Stock et en-cours (matières et matériels stockables)
• Classe 4 - Comptes de Tiers (clients, fournisseurs, salariés, organismes sociaux...)
• Classe 5 - Comptes Financiers (comptes liés à l'utilisation d'un compte bancaire courant...)
• Classe 6 - Comptes de Charges (comptes liés aux dépenses des opérations courantes)
• Classe 7 - Comptes de Produits (comptes liés aux revenues de l'activité courante)

Ces numéros suivent une logique qui participe au mécanisme comptable.

En quelques mots, le premier chiffre du numéro d'un compte du plan comptable détermine la classe du compte. Les chiffres suivants affinent le choix du compte auquel affecter la transaction.

Le mécanisme comptable utilise la double partie. En d'autres mots, pour une transaction, il y a au minimum 2 flux, un flux entrant et un flux sortant.

Affecter une transaction à un compte du plan comptable - exemple 1

Une transaction dans le mécanisme comptable est enregistrée avec un flux entrant et un flux sortant.

Exemple d'une transaction d'achat de matières premières bois

Dans cette transaction, le flux entrant de bois est affecté au compte 601 matières premières et le flux sortant (valeur en numéraire) est affecté au compte 512 banque.

Ces 2 flux sont de nature différente.

Le flux du compte 601, est de nature matières premières planches de bois. C'est un flux entrant. La pièce justificative facture no.10 permet de connaître la quantité et d'autres informations.

La contrepartie de cette transaction est le paiement avec un montant en numéraire (par exemple en euros) par le flux sortant (paiement de l'achat) du compte de banque. Le flux sortant est de nature financier.

Affecter une transaction à un compte du plan comptable - exemple 2

Exemple d'une transaction de vente de chaises

Comme dans l'exemple précédent mais inversés, ces 2 flux sont de nature différente.

Dans cette transaction, le flux entrant c'est-à-dire le paiement reçu (flux de type financier) pour la vente des chaises est affecté au compte 512 banque. Ce flux valorise la transaction.

Le flux sortant (les chaises en bois) est affecté au compte 701 (ventes de produits finis). La pièce justificative fact no.c252 apporte des informations sur la transaction (quantité, livraison...).

Cet exemple d'achat et vente montre que la comptabilité enregistre chaque flux. Les écritures comptables utilisent la double partie pour l'enregistrement des transactions.

Importance d'une affectation

Dans cet exemple, l'achat est affecté à un compte de matières premières et la vente à un compte de produits finis.

Selon la taille de la structure, l'affectation peut être plus ou moins difficile. Le comptable peut être sur un autre site, les informations sur la facture peuvent être techniques...

Le comptable peut se référer à un bon de commande ou une facture proforma mais sans une facture qui justifie la transaction une erreur d'affectation est possible et il peut y avoir plusieurs conséquences.

Une des conséquences en France si la structure déduit et collecte la tva, certains comptes peuvent être configurés pour calculer la tva avec un taux définit.

Par exemple pour l'achat d'un article avec un taux de tva réduit, si l'affectation de cette transaction va dans un compte de charge avec une déduction de la tva au taux normal, il y aura une incohérence au moment de la déclaration de tva.

Certaines transactions doivent également être réintégrées ou être déduites pour le calcul du résultat fiscal...

De manière générale, des affectations incohérentes ou hasardeuses peuvent également rendre approximative l'appréciation de la gestion par exemple pour connaître la rentabilité globale ou la rentabilité d'un produit ou service...

Dans cet exemple, si cet achat de bois était par erreur affecté à un compte de fournitures de bureau par exemple, il sera difficile de connaître la quantité de bois consommée sur une période et l'achat de bois ne sera pas mentionnée...

Dans des structures de toute taille, il peut y avoir des transactions et des volumes de transactions variés (d'une dizaine à plusieurs milliers de transactions pour un exercice comptable et/ou de quelques dizaines à plusieurs milliers d'euros). La facturation électronique est en cours de mise en place pour fiabiliser les transactions et les opérations comptables.