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L'exemple de cette page montre l'utilisation de la fonction SI() pour une activité comptable de rapprochement de compte et dans ce cas du compte bancaire.

Le rapprochement bancaire est une activité comptable qui peut demander du temps, qui peut être automatisée mais rarement avec une certitude élevée du fait de la variété des transactions (écriture d'inventaire, erreurs sur des montants en devise, transactions en attente...).

Définition rapide du rapprochement bancaire pour les non-comptables

Pour les non-comptables, en quelques mots, le rapprochement bancaire permet de contrôler la gestion du compte de banque dans l'entreprise (généralement le compte 512) avec les relevés reçus de la banque et de justifier les écarts.

Il peut y avoir des différences, par exemple une ou plusieurs transactions (encaissement ou décaissement) peuvent avoir déjà été saisies dans l'entreprise et ne pas apparaître sur le relevé de la banque ou pour certaines raisons, certaines transactions qui sont sur le relevé de banque, peuvent ne pas avoir été saisies...

Définition rapide du rapprochement bancaire pour les comptables

Pour les comptables et ceux qui connaissent les états de rapprochement, au niveau des feuilles de calcul il existe deux façons de présenter un rapprochement bancaire:

- sous forme comptable avec une colonne pour les débits et une colonne pour les crédits, c'est cette forme que cet exemple propose

- sous forme des relevés bancaires dans une même colonne des montants précédés du signe - pour les crédits, et sans signe ou + pour les débits

L'outil ci-dessous propose le suivi d'un compte bancaire et éventuellement d'un compte de tiers.

Exemple d'un rapprochement pour le mois de janvier

Exemple d'un état de rapprochement

Ci-dessous, la représentation des différents "cas" de la colonne crédit (côté relevé bancaire)

Etape 1 - Enumération des différents cas

Les colonnes K à R sont utilisées à titre de documentation.

Les cas 1,2,3 (crédits en bleu et inversement pour les débits en rouge)

- le solde du relevé est créditeur, VRAI,VRAI,VRAI

- le solde des montants en rapprochement est créditeur, VRAI, FAUX, VRAI

- le solde après rapprochement est créditeur, VRAI, VRAI, FAUX

Le cas 4 est pour prévoir un éventuel solde nul... mais ce cas peut être regrouper avec les cas précédents en forçant un des cas à retourner VRAI si le solde est égal à 0 mais il faudrait tester pour voir s'il n'y a pas d'incohérence...

Ces énumérations (qui peuvent être améliorées ou différentes), peuvent s'appliquer aux logiques communes aux tables des combinaisons de la page des Les fonctions logiques ET(), OU(), NON(). Pour ces formules dans cet exemple, ce sont les combinaisons des tables 1, 3 et 4 qui s'appliquent.

Ci-dessous, une colonne intermédiaire pour alléger la fonction SI() et déterminer le solde de départ du relevé (vrai pour créditeur, faux pour débiteur).

Etape 2 - étape intermédiaire pour les formules de calcul

Ci-dessus, la formule SI() contient une fonction logique ET() et renvoi VRAI ou FAUX (voir les calculs logiques correspondants) selon le résultat du test de la fonction ET()

=SI(ET(E6<>"";F6<>"");F18-E18>0;F6-E6>0)

Ci-dessous, une colonne intermédiaire pour alléger la fonction SI() et déterminer si le solde des montants en rapprochement est créditeur.

Etape 3 - étape intermédiaire pour les formules de calcul

Ci-dessus, la formule SI() renvoi VRAI ou FAUX selon le résultat du test de la fonction sur le solde des montants rapprochés

=SI(F17-E17>=0;VRAI;FAUX)

Etape 4 - étape intermédiaire pour les formules de calcul

Ci-dessus, la formule SI() contient les fonctions logiques ET() et NON() et renvoi VRAI ou FAUX selon les résultats des formules précédentes et des valeurs des cellules en dépendance (soulignées en bleu)

=SI(ET(I6;I17);VRAI; SI(ET(I6;NON(I17)); SI(E17-F17>=F6;FAUX;VRAI); SI(ET(NON(I6);I17;F17-E17>=E6);VRAI)))

Ces étapes fournissent des valeurs logiques aux SI() dans l'état de rapprochement qui permettent d'afficher un montant dans la colonne correspondante s'il s'agit d'un montant au crédit ou au débit et en dernier de calculer les soldes totaux et un éventuel écart. La présence d'un écart signal une erreur au niveau du rapprochement et l'absence d'un écart montre a priori que le rapprochement est cohérent.

C'est une utilisation possible parmi de nombreuses utilisations possibles de la fonction SI()

Cet exemple peut très certainement être amélioré. En termes de compréhension (faciliter la maintenance), une amélioration possible serait d'implémenter des cellules ou des formules nommées à la place des références...

En copiant les états de rapprochement, sur un même onglet, à la suite les uns des autres, il est possible d'avoir un suivi simple et de pouvoir accéder facilement aux montants non rapprochés sur un même exercice comptable.

Un autre onglet dans le même classeur peut contenir une autre période comptable et un onglet peut être dédié aux écritures d'inventaire qui contrapassent (soldent) des montants non rapprochés (par exemple en facture non parvenue, charge comptabilisé d'avance, écart de conversion...).

Ce document peut servir à documenter les montants non rapprochés. Par exemple, il est possible de faire évoluer ce classeur en ajoutant des colonnes pour affecter des informations (no. de facture, date, contact...) aux montants rapprochés ou non rapprochés.

Avec une macro vba, ce classeur peut prendre une forme ou la logique peut être dans un script vba. La compréhension serait différente mais pas nécessairement plus difficile. La fonction SI() qui contient des paramètres ET(), OU() peut être plus lisible dans une structure IF THEN ELSE ENDIF.