Un exemple d'automatisation

Pour cette automatisation, le contexte d'utilisation est celui d'un prestataire de transport de véhicules pour le compte d'un industriel de l'automobile.

Dans cette structure d'une vingtaine de personnes en open space, il y avait plusieurs activités qui nécessitaient des améliorations car le donneur d'ordre insistait sur la précision, la vitesse et la fiabilité des informations reçues.

Un opérateur recevait des fichiers par lot à chaque arrivée d'un navire et devait retraiter ces fichiers pour importer les données dans l'ERP, l'outil qui communiquait par EDI avec le donneur d'ordre et différents intervenants dans la chaîne logistique.

Entre le fichier reçu et le fichier à envoyer dans la base, les données sont retraitées, certaines colonnes changent de position, d'autres sont supprimées, des codes sont affectés...

Un lot pouvait contenir entre 1 et 20 fichiers et il y avait approximativement un lot par semaine. L'opérateur devait répéter autant de fois qu'il y avait de fichier, les opérations de retraitement et d'affectation de code.

Les erreurs de code notemment généraient une erreur dans la base de données (souvent parce que le code n'existait pas) et il fallait reprendre l'importation... Les erreurs de code pouvaient également passer inaperçues et des transitaires étaient facturés à la place d'autres transitaires. Le donneur d'ordre ne voulait plus que ces situations arrivent.

Ci-dessus, il s'agit d'une automatisation qui compile des données provenant de plusieurs fichiers csv et qui effectue différentes opérations sur ces données pour être envoyées dans une base de données.

Auparavant, l'opérateur compilait manuellement les fichiers sur une durée théorique de 45 mn. Cette durée pouvait souvent être de 2hr en cas d'interruption (réunion, appels...) par semaine pour un lot de fichiers. En cas d'erreur, l'opérateur devait reprendre depuis les fichiers sources et les retards se répercutaient sur la facturation et la comptabilité.

Ce formulaire crée avec vba s'assure que les codes dans les fichiers en entrée se trouvent dans la base de données, effectue d'autres vérifications de cohérence sur les dates, les devises... et compile les données pour être importées en base pour une durée approximative de 2mn.

L'utilisateur peut à tout moment changer les paramètres pour ajouter ou modifier un code qui sera automatiquement ajouté aux listes déroulantes correspondantes.

Ce log contient les dates et les heures précises de traitement des lots afin de retrouver les fichiers en erreur. La base ne fournissait que des informations de temps en retour d'erreur.

Avec le log automatique, retrouver les classeurs concernés par erreur était simple et rapide. Par ailleurs, les fichiers originaux étaient conservés sans modification dans un dossier spécifique.

Les codes qui n'étaient pas à jour dans la base, étaient communiqués à l'administrateur de l'ERP et une fois la modification confirmée, le lot de fichiers pouvaient être importé.

Pour l'opérateur, le traitement d'un lot de plusieurs fichiers avec cette automatisation pouvait être fait en 2mn et les erreurs de facturation ont été réduits de 98%.

Manuellement, il fallait entre 15 et 45 mn sans être interrompu sinon 1 ou 2 heures.

×