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L'exemple de cette page montre l'utilisation de la fonction SI() pour une activité comptable de rapprochement de compte et dans ce cas du compte bancaire.

Le rapprochement bancaire est une activité comptable qui peut demander du temps, qui peut être automatisée mais rarement avec une certitude élevée du fait de la variété des transactions (écriture d'inventaire, erreurs sur des montants en devise, transactions en attente...).

Définition du rapprochement bancaire pour les non-comptables

Le rapprochement comptable et pour cet exemple le rapprochement bancaire fonctionnent de manière identique. Il s'agit de reconnaître les paiements reçus ou payés entre la comptabilité de l'entreprise et la comptabilité (externe) d'un fournisseurs ou client (pour le rapprochement de compte) ou d'une banque (rapprochement bancaire).

Une entreprise (industrie, commerce...) peut avoir de nombreuses transactions avec différentes entreprises sur des durées plus ou moins longues. Certaines de ces transactions peuvent être payées en totalité avec le montant qui est mentionné dans la facture. D'autres transactions peuvent être payées à terme ou échelonnées. D'autres transactions peuvent intervenir dans différentes devises. Certaines factures peuvent être erronées... L'entreprise peut recevoir ou émettre des avoirs (note de crédit).

L'activité comptable de l'entreprise peut changer, des nouvelles personnes peuvent intervenir en-cours d'activité. Le suivi des paiements dans des moyennes et grandes structures peut demander une attention particulière selon les outils de gestion en place.

Le risque d'une absence d'un suivi ou d'un suivi approximatif peut faire perdre des transactions et mener à des fraudes ou autres. Si un fournisseur est payé 2 fois ou pour un montant supérieur à celui de la facture ou qu'un client n'est pas facturé, selon la bonne foi des personnes concernées, le risque est de devoir faire des relances avec un risque de perte de créance ou élever le montant des provisions.

Le suivi du compte ou des comptes bancaires (rapprochement bancaire) peut minorer les risques liés aux encaissements et décaissement. Comme le compte bancaire centralise les principales transactions (notamment les virements envoyés aux fournisseurs et les virements reçus des clients), c'est un suivi qui est central et important.

Les entreprises ont des obligations comptables plus ou moins variées. Les moyennes et grandes entreprises doivent faire attester et déposer leurs comptes. Par conséquent, la situation des comptes fournisseurs, clients, salariés, organismes sociaux... doivent être le plus cohérent possible avec la comptabilité de l'entreprise sinon les comptes seront attestés avec une moins grande assurance et certains fournisseurs, clients, banques seront plus réticents à effectuer des transactions commerciales.

Ca sera très difficile de remonter sur plusieurs années (certains fournisseurs, clients n'existent plus, certaines échéances sont prescrites...) mais sur des périodes comptables récentes et en-cours, le suivi doit être le plus rigoureux possible pour la période comptable présente et futur.

Les applications comptables offrent des outils de rapprochement de compte mais étant donné la variabilité des transactions (comptant, à crédit, en devises, avoirs, erreurs...), une analyse humaine peut être indispensable pour un suivi cohérent.

Présentation de l'exemple pour les comptables

Pour les comptables et ceux qui connaissent les états de rapprochement, au niveau des feuilles de calcul il existe deux façons de présenter un rapprochement bancaire:

- sous forme comptable avec une colonne pour les débits et une colonne pour les crédits, c'est cette forme que cet exemple propose

- sous forme des relevés bancaires dans une même colonne des montants précédés du signe - pour les crédits, et sans signe ou + pour les débits

L'outil ci-dessous propose le suivi d'un compte bancaire et éventuellement d'un compte de tiers.

L'outil présenté s'applique pour un volume de données compatible avec un tableur graphique sur une même période comptable. C'est possible d'utiliser plusieurs classeurs pour une seule période comptable mais ça ne simplifie pas les calculs et les rapprochements.

Exemple d'un rapprochement pour le mois de janvier

Ci-dessous, la représentation des différents "cas" de la colonne crédit (côté relevé bancaire)

edit: Le solde tiers (relevé banque) n'est pas modifié par les montants en rapprochement. Il est affiché pour vérifier que le montant est égal au solde du compte banque dans l'entreprise.

Les colonnes K à R sont utilisées à titre de documentation.

Les cas 1,2,3 (crédits en bleu et inversement pour les débits en rouge)

- le solde du relevé est créditeur, VRAI,VRAI,VRAI

- le solde des montants en rapprochement est créditeur, VRAI, FAUX, VRAI

- le solde après rapprochement est créditeur, VRAI, VRAI, FAUX

Le cas 4 est pour prévoir un éventuel solde nul... mais ce cas peut être regrouper avec les cas précédents en forçant un des cas à retourner VRAI si le solde est égal à 0 mais il faudrait tester pour voir s'il n'y a pas d'incohérence...

Ces énumérations (qui peuvent être améliorées ou différentes), peuvent s'appliquer aux logiques communes aux tables des combinaisons de la page des Les fonctions logiques ET(), OU(), NON(). Pour ces formules dans cet exemple, ce sont les combinaisons des tables 1, 3 et 4 qui s'appliquent.

Ci-dessous, une colonne intermédiaire pour alléger la fonction SI() et déterminer le solde de départ du relevé (vrai pour créditeur, faux pour débiteur).

Ci-dessus, la formule SI() contient une fonction logique ET() et renvoi VRAI ou FAUX (voir les calculs logiques correspondants) selon le résultat du test de la fonction ET()

  
=SI(ET(E6<>"";F6<>"");F18-E18>0;F6-E6>0)

Ci-dessous, une colonne intermédiaire pour alléger la fonction SI() et déterminer si le solde des montants en rapprochement est créditeur.

Ci-dessus, la formule SI() renvoi VRAI ou FAUX selon le résultat du test de la fonction sur le solde des montants rapprochés

  
=SI(F17-E17>=0;VRAI;FAUX)

Ci-dessus, la formule SI() contient les fonctions logiques ET() et NON() et renvoi VRAI ou FAUX selon les résultats des formules précédentes et des valeurs des cellules en dépendance (soulignées en bleu)

  
=SI(ET(I6;I17);VRAI;
SI(ET(I6;NON(I17));
SI(E17-F17>=F6;FAUX;VRAI);
SI(ET(NON(I6);I17;F17-E17>=E6);VRAI)))

Ces étapes fournissent des valeurs logiques aux SI() dans l'état de rapprochement qui permettent d'afficher un montant dans la colonne correspondante s'il s'agit d'un montant au crédit ou au débit et en dernier de calculer les soldes totaux et un éventuel écart. La présence d'un écart signal une erreur au niveau du rapprochement et l'absence d'un écart montre a priori que le rapprochement est cohérent.

C'est une utilisation possible parmi de nombreuses utilisations possibles de la fonction SI()

Cet exemple peut très certainement être amélioré. En termes de compréhension (faciliter la maintenance), une amélioration possible serait d'implémenter des cellules ou des formules nommées à la place des références...

En copiant les états de rapprochement, sur un même onglet, à la suite, il est possible d'avoir un suivi simple et de pouvoir accéder facilement aux montants non rapprochés sur un même exercice comptable.

Un autre onglet dans le même classeur peut contenir une autre période comptable et un onglet peut être dédié aux écritures d'inventaire qui contrepassent (soldent) des montants non rapprochés (par exemple en facture non parvenue, charge comptabilisé d'avance, écart de conversion...).

Ce document peut servir à documenter les montants non rapprochés. Par exemple, il est possible de faire évoluer ce classeur en ajoutant des colonnes pour affecter des informations (no. de facture, date, contact...) aux montants rapprochés ou non rapprochés.

Avec une macro vba, ce classeur peut prendre une forme ou la logique peut être dans un script vba. La compréhension serait différente mais pas nécessairement plus difficile. La fonction SI() qui contient des paramètres ET(), OU() peut être plus lisible dans une structure IF THEN ELSE ENDIF.

Ce classeur ne produit pas un rapprochement automatique mais facilite un rapprochement manuel documenté. C'est un outil de suivi qui peut évoluer vers une automatisation mais avec prudence car chaque structure est différentes et le suivi d'un compte tiers peut vite devenir difficile à suivre si l'outil utilisé est approximatif.

🏁️ Le classeur Compta_Rappro_bancaire_mensuel_v02.xlsx de cet exemple en téléchargement 🏁️