Dans une utilisation courante d'un tableur, les données peuvent être volumineuses ou hétérogènes et entrainer un ralentissement dans l'utilisation (accès, modification...) au classeur.

La fonction RECHERCHEV() ou VLOOKUP() si elle est utilisée dans cette situation, c'est d'ailleurs souvent le cas, peut être optimisée et améliorer les performances du classeur.

A partir de l'exemple précédent qui présente une utilisation de la fonction RECHERCHEV() sur une région de données, on peut considérer cette région de données avec le 4ème paramètre de la fonction

Dans l'exemple précédent, la copie écran montre que le 4ème paramètre contient la valeur 0 ce qui veut dire FAUX, les données ne sont pas triées.

Dans le cas de données non triées, la fonction RECHERCHEV() doit trouver une valeur exacte, ce qui peut prendre plus de temps. Si les données sur la 1ère colonne sont triées, ce paramètre peut prendre comme valeur 1 ou VRAI et avec des valeurs uniques, la fonction sera plus rapide. L'accès à la première occurence sera exacte puisque les données sont triées et les valeurs sont uniques.

L'exemple ci-dessus montre le résultat de la fonction avec des données triées uniques et un argument approximatif.

Sur des données volumineuses, les gains en termes de performance pourront être significatifs.

D'autres optimisations sont possibles selon la disposition des données sur les feuilles de calcul, les formats appliqués aux cellules...

Des données triées en informatique sont souvent source d'optimisation mais ce n'est pas toujours simple car il peut y avoir plusieurs critères de tri.

Cette implémentation dans une base de données relationnelles avec SQL entraîne également une optimisation sur la durée d'exécution de la requête.