Un exemple d'automatisation

Pour cette automatisation, le contexte d'utilisation est celui d'un prestataire de transport de véhicules pour le compte d'un industriel de l'automobile.

Dans cette structure d'une vingtaine de personnes en open space, il y avait plusieurs activités qui nécessitaient des améliorations car le donneur d'ordre insistait sur la précision, la vitesse et la fiabilité des informations reçues.

Un opérateur recevait des fichiers par lot à chaque arrivée d'un navire et devait retraiter ces fichiers pour importer les données dans l'ERP, l'outil qui communiquait par EDI avec le donneur d'ordre et différents intervenants dans la chaîne logistique.

Exemple du résultat du traitement

Entre le fichier reçu et le fichier à envoyer dans la base, les données sont retraitées, certaines colonnes changent de position, d'autres sont supprimées, des codes sont affectés...

Un lot pouvait contenir entre 1 et 20 fichiers et il y avait approximativement un lot par semaine. L'opérateur devait répéter autant de fois qu'il y avait de fichier, les opérations de retraitement et d'affectation de code.

Les erreurs de code notemment généraient une erreur dans la base de données (souvent parce que le code n'existait pas) et il fallait reprendre l'importation... Les erreurs de code pouvaient également passer inaperçues et des transitaires étaient facturés à la place d'autres transitaires. Le donneur d'ordre ne voulait plus que ces situations arrivent.

L'onglet du formulaire pour la sélection des fichiers à compiler

Les codes à affecter par listes déroulantes sans saisies pour éviter les erreurs

Ci-dessus, il s'agit d'une automatisation qui compile des données provenant de plusieurs fichiers csv et qui effectue différentes opérations sur ces données pour être envoyées dans une base de données.

Auparavant, l'opérateur compilait manuellement les fichiers sur une durée théorique de 45 mn. Cette durée pouvait souvent être de 2hr en cas d'interruption (réunion, appels...) par semaine pour un lot de fichiers. En cas d'erreur, l'opérateur devait reprendre depuis les fichiers sources et les retards se répercutaient sur la facturation et la comptabilité.

Ce formulaire crée avec vba s'assure que les codes dans les fichiers en entrée se trouvent dans la base de données, effectue d'autres vérifications de cohérence sur les dates, les devises... et compile les données pour être importées en base pour une durée approximative de 2mn.

Le récapitulatif et la confirmation des choix de l'écran précédent

L'onglet avant la création des fichiers à importer

Les paramètres d'import (codes...) qui peuvent être modifiés à tout moment depuis la feuile de calcul du classeur

L'utilisateur peut à tout moment changer les paramètres pour ajouter ou modifier un code qui sera automatiquement ajouté aux listes déroulantes correspondantes.

Le log de chaque import sur une feuille de calcul

Ce log contient les dates et les heures de traitement des lots afin de retrouver les fichiers en erreur. La base ne fournissait que des informations de dates et heures de traitement en retour d'erreur.

Avec le log de l'automatisation, retrouver les classeurs concernés par erreur était simple et rapide. Par ailleurs, les fichiers originaux étaient conservés sans modification dans un dossier spécifique.

Les codes qui n'étaient pas à jour dans la base, étaient communiqués à l'administrateur de l'ERP et une fois la modification confirmée, le lot de fichiers pouvaient être importé.

Pour l'opérateur, le traitement d'un lot de plusieurs fichiers avec cette automatisation pouvait être fait en 2mn et les erreurs de facturation ont été réduits de 98%. La majorité des erreurs après cette automatisation était du côté de l'administrateur de la base soit qu'il n'avait pas reçu les nouveaux codes ou qu'il n'avait pas mis à jour les codes dans le référentiels.

Manuellement, il fallait entre 15 et 45 mn pour 1 lot sans être interrompu sinon 1 ou 2 heures avec un risque d'erreur élevé. Certains fichiers étaient traités sur plusieurs jours car pour un fichier en erreur dans le lot, il fallait reprendre en traitement tout le lot...